Das Landratsamt Freyung-Grafenau unternimmt aktuell die nächsten Schritte in Richtung digitaler Zukunft.
Mit der Einführung der sog. elektronischen Akte werden Aktenberge aus Papier mehr und mehr abgetragen. Denn die Ablage von Dokumenten in Ordnern, die in langen Regalen stehen, wird Zug um Zug abgeschafft. Dafür kommt ab sofort das hochmoderne Dokumentenmanagementsystem „komXwork“ zum Einsatz.
Landrat Sebastian Gruber ist überzeugt davon, dass die neue Software die Arbeit innerhalb der Verwaltung noch effektiver und effizienter macht: „Das Landratsamt und seine Mitarbeiter können als Dienstleister für den Bürger damit Prozessabläufe sicher noch besser gestalten. Gleichzeitig stellen wir unser Archivierungssystem auf noch sicherere Beine und sparen bei Papier- und Druckkosten. Insgesamt sehe ich das neue System als Gewinn für das Amt und die Allgemeinheit.“
Eingeführt ist das neue Dokumentenmanagementsystem inzwischen bereits im Büro des Landrats, dem Sachgebiet 14 Wirtschaftsförderung, Tourismus, Regionalentwicklung und im Sachgebiet 13 Zentrale Informations- und Kommunikationstechnik. Einzig im Bereich der Zulassungsstelle wurden in den zurückliegenden Jahren bereits Erfahrungen mit einem ähnlichen System gesammelt.
Ralph Heinrich, der Leiter des Büro des Landrates und Sachgebietsleiter für die Bereiche Wirtschaftsförderung, Tourismus und Regionalentwicklung, koordiniert, gemeinsam mit der IT-Abteilung, die Umstellung: „In den vergangenen Tagen haben wir durchwegs positive Erfahrungen mit der neuen Software gesammelt. Sicher bedeutet das Verarbeiten bestehender Akten zunächst einen deutlichen Mehraufwand an Arbeit für die Mitarbeiter, die aktuell auf die elektronische Akte umstellen. Am Ende wird uns das System aber helfen, von unterschiedlichen Arbeitsplätzen schneller auf Akten zugreifen zu können.“
An der Pilotphase beteiligt sind aktuell die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 14 Arbeitsplätzen am Landratsamt. Unter Federführung der Vertreterin im Amt und der Verantwortlichen für die Sitzungsvorbereitung, Judith Wunder, wird parallel dazu auch die Einführung des sogenannten digitalen Sitzungsdienstes „Session“ vorbereitet. Diese Software ermöglicht Kreisräten den schnellen und unkomplizierten Online-Zugriff auf sitzungsrelevante Unterlagen. Damit setzt das Landratsamt Freyung-Grafenau einen weiteren Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft.
