Digitalisierungsturbo der Schulverwaltung stottert

ORH berät zum IT-Projekt Amtliche Schuldaten und Amtliche Schulverwaltung

München. Knapp 20 Jahre Projektverzögerung, ausufernde Kosten und bislang nur eingeschränkte Funktionalität. Dieses Fazit zieht der Bayerische Oberste Rechnungshof (ORH) in seiner Beratenden Äußerung zum IT-Projekt Amtliche Schuldaten (ASD) und Amtliche Schulverwaltung (ASV), die er heute dem Landtag vorgelegt hat.

Wichtige Ziele des vom Kultusministerium 2005 gestarteten IT-Projekts wurden noch immer nicht erreicht oder teils sogar aufgegeben. Dabei klangen die Eckpunkte dazu anfangs noch so vielversprechend: 2009 sollte das Projekt mit geschätzten Kosten von 11,32 Millionen Euro abgeschlossen sein und tagesaktuell die für die Schulplanung nötigen Kenndaten gleichsam auf Knopfdruck liefern können. Nun aber wird sich der Projektabschluss laut Kultusministerium voraussichtlich bis mindestens 2028 verzögern. Die Gesamtkosten steigen weiter um 260 auf 272 Millionen Euro. Nach Ansicht des ORH ergibt sich das Missverhältnis von Kosten und bisher erzielter, nur sehr eingeschränkter Funktionalität auch aus erheblichen Mängeln beim Projektmanagement: Einschlägige Vorschriften und Richtlinien wurden nicht beachtet. Zudem wurden wichtige Ziele, wie laufend aktuelle Daten zentral zu speichern und eine einheitliche Software zu nutzen, aufgegeben. Mittlerweile verweist das Kultusministerium für einzelne Schulverwaltungsaufgaben, wie z.B. die Zeugnisverwaltung, sogar auf kostenpflichtige Fremdprodukte. All das blieb über lange Jahre intransparent, zudem wurden die haushaltsrechtlich vorgeschriebenen und vom Landtag geforderten Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für das Gesamtprojekt nicht durchgeführt.

Angesichts der Projektdauer, des enormen finanziellen Aufwands und des Verfehlens wichtiger Ziele empfiehlt der ORH dem Landtag, die Staatsregierung insbesondere zu ersuchen,

• die Ziele, die mit ASD/ASV erreicht werden sollen, konkret und transparent festzulegen sowie die Zielerreichung anhand messbarer Kriterien zu überprüfen.
• Den gewählten Architekturansatz von ASV im Hinblick auf die seit Projektbeginn fortentwickelten technischen Möglichkeiten zu überprüfen und ggf. anzupassen.
• Beim Projektmanagement und der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung die geltenden Richtlinien und Vorschriften zur Software-Entwicklung einzuhalten.
• Dem Landtag bis zum endgültigen Abschluss des Projekts jährlich über Projektfortschritt, Meilensteine, Personaleinsatz und noch anfallende Kosten zu berichten.
• Das Projekt ASD/ASV zu evaluieren, um aus den Mängeln Lehren zu ziehen sowie die aus der Evaluation gewonnenen Erkenntnisse auch für andere IT-Projekte zu nutzen, wie etwa bei der Umsetzung des „Drei-Säulen-Konzepts“ für die Digitalisierung der Schulen vom Juli 2020.